Inventario de herramientas de IA en un centro educativo

Un inventario de herramientas de IA del centro educativo es una lista viva de qué sistema se usa, para qué, por quién, con qué datos y bajo qué condiciones. La versión útil no es un catálogo de marcas: es una tabla que permite a dirección decidir si un uso está autorizado, necesita revisión o debe detenerse.

El inventario debe incluir herramientas contratadas, cuentas gratuitas usadas para tareas del centro y funciones de IA que aparecen dentro de plataformas ya aprobadas. Si solo recoge las licencias pagadas por administración, dejará fuera el uso que más necesita orden.

Qué es el inventario y qué no es

El inventario responde a cinco preguntas:

1. ¿Qué sistema o función de IA está activo?
2. ¿Qué problema intenta resolver?
3. ¿Quién lo opera y quién recibe sus efectos?
4. ¿Qué datos entran y qué resultados salen?
5. ¿Quién aprobó ese uso, con qué límites y hasta cuándo?

No sustituye al registro de actividades de tratamiento del artículo 30 del RGPD. Ese registro documenta tratamientos de datos personales, no todas las herramientas. Tampoco sustituye una evaluación de impacto, un contrato con el proveedor o la clasificación de riesgo del AI Act. Sirve para detectar cuándo hace falta cada pieza y dónde encontrarla.

Antes de comparar productos, puede ser útil revisar las mejores herramientas de IA para educación en 2026. El inventario da el paso siguiente: pasar de «qué existe» a «qué está ocurriendo en nuestro centro».

Qué entra en el alcance

Incluye una fila separada por uso o funcionalidad, aunque varias pertenezcan al mismo producto. Una suite puede incorporar generación de textos, resumen de reuniones y transcripción de audio. Los usuarios, datos y riesgos no son iguales, así que una única fila con el nombre de la suite oculta información decisiva.

Revisa estas categorías:

• asistentes para preparar actividades, rúbricas o comunicaciones;
• tutores o chatbots que interactúan con alumnado;
• corrección, calificación o recomendación de itinerarios;
• transcripción de reuniones, clases o entrevistas;
• generación o edición de imagen, vídeo y voz;
• analítica, alertas y personalización;
• detección de plagio, supervisión de exámenes o control de conducta;
• extensiones del navegador y complementos conectados a cuentas institucionales;
• funciones de IA integradas en ofimática, LMS, videoconferencia o gestión académica.

También registra el uso sin datos personales si se realiza por cuenta del centro. Puede requerir alfabetización, revisión de calidad o reglas de propiedad intelectual aunque no active un tratamiento de datos personales.

Las columnas que necesita la tabla

Una hoja de cálculo basta para empezar. Estas columnas permiten tomar decisiones sin convertirla en un expediente jurídico:

Campo	Qué anotar
Herramienta y función	Producto, módulo y funcionalidad concreta
Finalidad	Tarea real que resuelve, no el lema comercial
Usuarios	Dirección, profesorado, administración o alumnado
Personas afectadas	Quién recibe el resultado o queda sujeto a una recomendación
Responsable interno	Persona que responde por ese uso
Proveedor	Entidad contratada y contacto
Datos de entrada	Categorías, origen y si contienen datos personales
Resultado	Texto, puntuación, alerta, recomendación, imagen o audio
Integraciones	Cuenta institucional, LMS, almacenamiento u otros sistemas
Documentación	Contrato, encargo de tratamiento, privacidad, seguridad y análisis realizados
Estado	Autorizado, condicionado, en revisión o suspendido
Condiciones	Cursos, grupos, tareas permitidas y usos excluidos
Revisión	Fecha, motivo y persona revisora
Incidencias	Enlace al registro correspondiente

Evita copiar datos personales en el inventario. Debe describir categorías, por ejemplo «calificaciones y entregas», no incluir nombres o expedientes.

Cómo construirlo sin provocar ocultación

1. Explicar el objetivo

Presenta el inventario como una medida para aprobar usos útiles y ofrecer alternativas seguras. Si la primera comunicación amenaza con sanciones, el centro obtendrá una lista incompleta.

2. Lanzar una consulta breve

Pregunta al personal qué herramienta utiliza, con qué cuenta, para qué tarea, qué información introduce y si el resultado llega al alumnado. Incluye ejemplos de funciones integradas, porque muchas personas no identifican el resumen automático o el asistente de escritura como IA.

3. Contrastar con fuentes internas

Revisa contratos, facturas, accesos institucionales, integraciones autorizadas y extensiones gestionadas, siempre dentro de las competencias y políticas del centro. El contraste busca completar la foto, no vigilar dispositivos personales.

4. Agrupar usos duplicados

Cinco docentes pueden usar la misma herramienta con finalidades distintas. Conserva filas por uso, pero asigna un único responsable de revisión cuando compartan contrato y configuración.

5. Resolver cada fila

Ningún registro debe quedarse indefinidamente en «pendiente». Pide la información que falte, fija fecha y termina con una decisión: autorizar, condicionar, sustituir o suspender.

Si el centro aún no tiene criterios comunes, la guía para elegir una plataforma de IA educativa ayuda a definirlos antes de revisar la tabla.

Un semáforo útil, sin confundirlo con la clasificación legal

Puedes añadir un semáforo interno para ordenar trabajo. Debe quedar claro que no es la clasificación de riesgo del AI Act.

• Verde: uso autorizado dentro de una finalidad y condiciones concretas; no requiere acción inmediata.
• Ámbar: falta documentación, hay un cambio de función o el uso necesita límites antes de continuar.
• Rojo: uso suspendido por una prohibición aplicable, ausencia de garantías indispensables, datos tratados fuera de lo aprobado o impacto inaceptable.

El color no sustituye la justificación. Añade siempre una frase que explique la decisión y qué tendría que cambiar para revisarla.

Cuando un uso pueda encajar en educación de alto riesgo, no lo etiquetes por intuición. Solicita al proveedor su clasificación motivada y revisa el AI Act para colegios. Un generador de borradores para el docente y un sistema que evalúa resultados de aprendizaje no deben analizarse como si fueran lo mismo.

Cómo se relaciona con RGPD y AEPD

Aquí conviene separar obligación de método.

Es obligación legal cumplir el RGPD cuando hay datos personales. El artículo 5.2 exige poder demostrar el cumplimiento; el artículo 25 establece protección de datos desde el diseño y por defecto; el artículo 28 regula al encargado; el artículo 30 define el registro de actividades de tratamiento; y el artículo 35 exige una evaluación de impacto antes del tratamiento cuando sea probable un alto riesgo. El texto oficial está en el Reglamento (UE) 2016/679.

Es recomendación de gobernanza mantener un inventario único de herramientas y usos para conectar esas obligaciones. La guía de la AEPD para centros educativos recomienda evaluar aplicaciones, permisos, finalidades y garantías antes de usarlas. Para traducirlo a documentación de proveedor, consulta la guía de RGPD e IA educativa.

Mantenimiento: cuándo revisar una fila

Revisa el inventario cuando cambie la finalidad, se active una función, se incorporen nuevos datos o usuarios, cambien subencargados, ocurra una incidencia o llegue una renovación. Añade además una revisión periódica definida por el centro, aunque nada haya cambiado aparentemente.

MIA puede registrarse por casos de uso separados: creación de una actividad, adaptación de un material o apoyo a una programación. Esa granularidad permite comprobar qué información necesita cada tarea y mantener la revisión docente. El resultado no es una lista más larga, sino una decisión más precisa sobre dónde la IA aporta valor y bajo qué límites.